═══════════════════════════════════════════════════ 3 MODÈLES EMAIL DE RELANCE POUR CABINET COMPTABLE Niveau 1, 2 et 3 — Prêts à copier-coller Offert par MNA Intelligent System ═══════════════════════════════════════════════════ Remplacez les éléments entre crochets. Temps de personnalisation : 30 secondes par email. ─────────────────────────────────────────────────── POURQUOI 3 NIVEAUX ? ─────────────────────────────────────────────────── Un seul modèle ne convient pas à toutes les situations. La tonalité doit évoluer selon : - Le temps écoulé depuis la demande initiale - L'urgence de la situation (clôture, TVA, liasse) - La relation avec le client Niveau 1 → J+3 : rappel bienveillant Niveau 2 → J+7 : relance précise avec liste Niveau 3 → J+14 : message ferme avec impact Règle d'or : ne jamais brûler les étapes. Commencez toujours par le niveau 1. ─────────────────────────────────────────────────── MODÈLE NIVEAU 1 — Rappel bienveillant (J+3) ─────────────────────────────────────────────────── QUAND L'UTILISER : 3 jours après votre demande initiale. Pas de réponse. Vous restez dans un registre doux. OBJET : Votre dossier [NOM DU DOSSIER / PÉRIODE] --- Bonjour [PRÉNOM], Je me permets de revenir vers vous concernant les documents nécessaires à [MISSION : TVA de décembre / onboarding / clôture annuelle...]. Avez-vous eu l'occasion de les rassembler ? Il nous faudrait idéalement : - [PIÈCE 1] - [PIÈCE 2] - [PIÈCE 3] Pas d'urgence absolue à ce stade, mais nous souhaitons avancer sur votre dossier cette semaine. N'hésitez pas si vous avez une question. Bien cordialement, [VOTRE PRÉNOM] [NOM DU CABINET] [TÉLÉPHONE] --- CONSEILS D'UTILISATION : → Ton : chaleureux, sans pression → Laisser la porte ouverte à une question → Ne jamais mentionner de pénalité à ce stade → Limiter la liste à 3 pièces maximum pour rester lisible ─────────────────────────────────────────────────── MODÈLE NIVEAU 2 — Relance précise (J+7) ─────────────────────────────────────────────────── QUAND L'UTILISER : 7 jours après la demande initiale. Toujours pas de réponse, ou réponse partielle. On devient précis et on fixe une échéance. OBJET : Il manque encore [X pièces] — Dossier [NOM] --- Bonjour [PRÉNOM], Je reviens vers vous car votre dossier est toujours incomplet à ce stade. Nous avons bien reçu : [PIÈCE REÇUE 1, PIÈCE REÇUE 2] Il nous manque encore : → [PIÈCE MANQUANTE 1] — [FORMAT ATTENDU : PDF / accès en ligne / relevé papier scanné] → [PIÈCE MANQUANTE 2] — [FORMAT ATTENDU] → [PIÈCE MANQUANTE 3] — [FORMAT ATTENDU] Pour que nous puissions avancer sereinement, pourriez-vous nous les transmettre avant le [DATE LIMITE : vendredi 17h / lundi prochain...] ? En cas de difficulté sur l'une de ces pièces, je suis disponible pour en parler rapidement. Cordialement, [VOTRE PRÉNOM] [NOM DU CABINET] [TÉLÉPHONE] --- CONSEILS D'UTILISATION : → Reconnaître ce qui a déjà été envoyé (valorise le client) → Lister exactement les pièces manquantes (évite les allers-retours) → Préciser le format pour chaque pièce → Fixer une date limite claire mais raisonnable → Proposer un appel si blocage (réduit la friction) ─────────────────────────────────────────────────── MODÈLE NIVEAU 3 — Message ferme avec impact (J+14) ─────────────────────────────────────────────────── QUAND L'UTILISER : 14 jours après la demande initiale. Le dossier est bloqué. Des conséquences concrètes commencent à apparaître (pénalités, retards, impossibilité de clôturer). OBJET : URGENT — Dossier [NOM] — Action requise avant [DATE] --- Bonjour [PRÉNOM], Malgré nos précédents messages, votre dossier [NOM DU DOSSIER] est toujours incomplet à ce jour. Pièces toujours manquantes : → [PIÈCE 1] → [PIÈCE 2] Sans ces documents, nous ne serons pas en mesure de [CONSÉQUENCE CONCRÈTE : déposer votre TVA dans les délais / finaliser votre liasse fiscale / procéder à votre clôture avant le...]. Cela pourrait entraîner [RISQUE RÉEL : des pénalités de retard / un report de votre clôture / une impossibilité de traiter ce dossier ce mois-ci]. Je vous demande de nous transmettre ces pièces impérativement avant le [DATE ET HEURE PRÉCISE]. Passé ce délai, nous serons contraints de [ACTION : reporter la mission / vous contacter directement par téléphone / escalader auprès de votre interlocuteur habituel...]. Restant à votre disposition, [VOTRE PRÉNOM] [NOM DU CABINET] [TÉLÉPHONE DIRECT] --- CONSEILS D'UTILISATION : → Objet en MAJUSCULES pour le mot URGENT → Toujours préciser la conséquence concrète et réelle → Ne jamais inventer de pénalité qui n'existe pas → Mentionner une action précise si pas de réponse → Signer avec un téléphone direct : renforce la crédibilité → Ce modèle ne doit JAMAIS être le premier email envoyé ─────────────────────────────────────────────────── TABLEAU DE SYNTHÈSE ─────────────────────────────────────────────────── Niveau │ Timing │ Ton │ Objectif ───────┼─────────┼─────────────┼──────────────────── 1 │ J+3 │ Bienveillant│ Rappeler sans froisser 2 │ J+7 │ Précis │ Débloquer rapidement 3 │ J+14 │ Ferme │ Forcer la décision Règle : toujours respecter l'ordre 1 → 2 → 3. Sauf urgence absolue (pénalité imminente). ═══════════════════════════════════════════════════ POUR ALLER PLUS LOIN Ces 3 modèles vous font gagner du temps. Mais imaginez qu'ils partent automatiquement, au bon moment, dans le bon ton, sans que vous ayez à lever le petit doigt. C'est exactement ce que nous mettons en place dans les cabinets avec notre Pack TVA et notre Pack Onboarding. Résultat constaté : -60% de relances manuelles. Dossiers complets en 7 à 14 jours. Pour en savoir plus, répondez à ce message. MNA Intelligent System Intelligence · Innovation · Performance · Fiabilité ═══════════════════════════════════════════════════